O que é preciso para "Planejar" seu evento?
A parte mais importante para qualquer projeto é o planejamento, inclusive, obviamente, de um Evento.
Investir tempo para preparar o melhor planejamento é se antecipar a muitos imprevistos, e economizar tempo na execução do mesmo.
No planejamento você considera tudo o que pode dar errado e todo o potencial do projeto em questão. É fundamental fazer o levantamento de todos os recursos, materiais e humanos, para que se tenha bem claro tudo o que se dispõe para a plena execução do que precisa ser feito. Nesse momento também será identificado os recursos que faltam, e isso exigirá que seja feita uma escolha, entre buscar os recursos que faltam (seja pela compra, seja pela troca, seja pela permuta, seja pela colaboração de um fornecedor que enxergue potencial num relacionamento de médio ou longo prazo contigo), ou ser criativo e fazer o mesmo que se espera com menos recursos (ou com recursos adaptáveis), mas de forma igualmente bem feita.
Em suma, preparar um evento exige:
Capacidade de gestão de recursos;
Capacidade de construir parcerias, mostrando ao seu parceiro que ele também tem a ganhar com isso;
Capacidade de liderar (não é possível fazer tudo sozinho) sabendo identificar as habilidades de cada um e seus limites, empregando-os em cada parte do processo, adequadamente, que vai do planejamento a execução;
Capacidade de improviso, pois mesmo com o melhor planejamento você estará sujeito ao imponderável, que chamamos de imprevisto, e é por isso que o planejamento deve estar suplementado com planos alternativos (A. B. C...);
É preciso saber ouvir e saber discernir as melhores sugestões, A equipe é um todo que se movimenta na mesma direção e no mesmo propósito, portanto a percepção de cada integrante deve ser ouvida e você deve ter o discernimento de saber quando, e se, irá colocar em prática tais sugestões nesse projeto.
Como se percebe, o recurso mais importante é o humano, pois sem ele nada é feito, tudo o que é feito não é combinado para compor o evento, e nem o mesmo é executado. E por fim, todo evento é feito para pessoas. Você pode preparar um evento para Pets, mas são as pessoas que os levam até lá, e que vão julgar sua qualidade.
Uma vez identificado tudo o que é preciso para a realização do evento faça:
Uma lista preliminar de possíveis fornecedores, trabalhe a mesma, faça ligações e mande e-mails, até saber com quem você pode contar, e conclua lista definitiva.
Tenha claro qual a verba disponível e os recursos materiais que faltam, pesquise, faça orçamentos e caso não consiga cumprir todos os custos pesquise soluções alternativas, ou busque as parcerias conforme já mencionado.
Crie um organograma com os nomes dos integrantes da sua equipe e a responsabilidade de cada um dentro do projeto. Mantenha-os comprometidos com metas e prazos (se possível/necessário com preenchimento de relatórios, que pode ser através do whatsapp mesmo) para que você assegure a boa realização de todos os processos dentro do prazo estipulado.
Não existe uma receita perfeita. Planejar um evento bem feito não é uma ciência exata. Mas saber combinar planejamento, disciplina, criatividade e jogo de cintura, ajuda a viabilizar qualquer projeto/evento.
Essas regras valem para o evento que for. Pode ser desde um bom churrasco para os funcionários de uma empresa, até um grande casamento.
Esperamos que essas dicas ajude você a planejar o seu evento. E na próxima segunda feita voltaremos, ás 10:00 horas, com dicas sobre como aproveitar melhor o espaço onde você pretende realizar o seu evento.
Até lá.
